Важность электронного документооборота на примере маркировки табака

Электронный документооборот — это та часть функционирования компании, без которой невозможно представить современный успешный бизнес. Его появление призвано облегчить жизнь предприятий, сэкономив трудозатраты и ускорив многие внутренние процессы.

Электронный документооборот (ЭДО) — метод организации рабочего процесса без применения бумажных носителей. Ведение архивов, составление отчетов, ввод и редактирование документов, совершение сделок — в электронный вид можно перевести многие рутинные задачи. Обмен документацией проводится через Интернет, локальную сеть и другими удобными способами.

Преимущества ЭДО

• 1. Доступ к базе с любого ПК из любой точки мира.
• 2. Сохранность документов, минимизация риска случайной или преднамеренной утери.
• 3. Облегчение поиска за счет четкого структурирования документации.
• 4. Повышение дисциплины и ответственности на предприятии: в системе сразу видно кто, когда и какой документ создавал или правил.
• 5. Увеличение контроля: несвоевременно заполненные отчеты и просроченные документы имеют соответствующий статус.
• 6. Повышение безопасности информации: руководство компании имеет возможность ограничивать доступ к документам, оставляя право просмотра и редактирования отдельным лицам.
• 7. Сокращение временных затрат на перемещение документации.

!! По статистике с внедрением ЭДО производительность труда увеличивается на 25%, а расходы на хранение бумажных документов снижаются на 80%. Уже в первые месяцы внедрения скорость документооборота возрастает в несколько раз.

Автоматизировать можно документооборот любой компании. Эффективней всего внедрять ЭДО на всем предприятии сразу, а не отдельно на складе, в бухгалтерии, в кадровом отделе и т. д.

Законодательные тонкости

Достоверным и равнозначным бумажному считается только тот электронный документ, который закреплен электронной подписью. Впервые в РФ разрешили использование электронных счетов-фактур в 2011 г., когда утвердили Федеральный закон Российской Федерации № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

С начала 2018 г. на электронный документооборот перешли госорганы. К концу 2018 г. — переходят банки. Еще через год — к концу 2019 г. — прием отчетности на бумажных носителях планируется вообще отменить.

Благодаря ЭДО удалось реализовать и систему маркировки продукции. В 2017 г. Президент подписал указ о создании Единой национальной системы сплошной маркировки товаров. В ближайшие несколько лет под ее действие попадут многие товары.

2018 год стал экспериментальным для маркировки табачной продукции, при этом с марта 2019 г. уже предусмотрена обязательная маркировка. С июля этого же года планируется запустить маркировку обуви, а с декабря — духов, трикотажной и верхней одежды, фотоаппаратов и прочих товаров.

Особенности маркировка табака

Под маркировкой товара подразумевается его штрихкодирование с целью отслеживания, происхождения. Кому нужна маркировка?

• Государству она позволяет контролировать объемы ввезенной/произведенной и проданной продукции, сократить теневую торговлю и увеличить число налоговых и таможенных сборов.
• Потребителю дает уверенность в приобретении оригинальной продукции, ведь подделки не выложат на прилавок.
• Дистрибьюторам и производителям дает шанс стать более конкурентоспособными за счет «прозрачности».
• Табак маркируется простым и недорогим штрих-кодом — DataMatrix. Его наносит производитель непосредственно на пачку, блок или коробку, а считывает продавец с помощью 2D-сканера. Перемещение продукции отслеживается системой мониторинга табачной продукции (ИС МОТП), разработанной Центром развития перспективных технологий (ЦРПТ).
• В целом процесс напоминает помарочный учет алкоголя.
• Сложности внедрения маркировки для предприятия заключаются в необходимости изменять устоявшиеся алгоритмы приемки товара, его хранения и сбыта. За реализацию немаркированной продукции вся ответственность ложится на магазин.

Обратите внимание! Для торговли маркированным товаром требуется онлайн-касса, работающая с маркировкой.

Появление ЭДО изменило не только внутренние процессы предприятия, но и зацепило многие бизнес-процессы в государстве. Благодаря ЭДО стало возможным ввести маркировку продукции и этим снизить уровень контрафактного товара в стране.